Pre-evento
- Efectuar una reunión informativa para establecer las necesidades y expectativas.
- Efectuar un análisis de eventos anteriores y un análisis del momento que vive el grupo hacia quien va dirigido el evento.
- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales, además del bolsillo.
- Seleccionar el lugar de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
- Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes.
- Definir los objetivos y políticas del evento para determinar el tema, el alcance y el programa.
- Definir el tipo de técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.
- Nombrar al Comité Organizador: Un Coordinador General del evento quien será el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento, y las Comisiones o equipos de trabajo para ayudar a cumplir los pasos del evento organizadamente.
- Fijar el lugar de reuniones del comité organizador.
- Seleccionar temas o puntos definidos que se tratarán en el evento a desarrollar.
- Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (Aquí se hará un estimado tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros).
Evento
Desarrollo y Dirección
- Se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre-evento.
- Consiste en una reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora designada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.
Post-evento
- Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
- Se cancelan los pagos pendientes.
- Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.
- Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.
- Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.
- Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).
- Se sigue el procedimiento para enviar a La Fundación.