Cómo planear eventos especiales

Pre-evento

  1. Efectuar una reunión informativa para establecer las necesidades y expectativas.
  2. Efectuar un análisis de eventos anteriores y un análisis del momento que vive el grupo hacia quien va dirigido el evento.
  3. Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales, además del bolsillo.
  4. Seleccionar el lugar de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
  5. Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes.
  6. Definir los objetivos y políticas del evento para determinar el tema, el alcance y el programa.  
  7. Definir el tipo de técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.
  8. Nombrar al Comité Organizador: Un Coordinador General del evento quien será el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento, y las Comisiones o equipos de trabajo para ayudar a cumplir los pasos del evento organizadamente.
  9. Fijar el lugar de reuniones del comité organizador.
  10. Seleccionar temas o puntos definidos que se tratarán en el evento a desarrollar.
  11. Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (Aquí se hará un estimado tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros).

Evento

Desarrollo y Dirección

  1. Se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre-evento.
  2. Consiste en una reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el  lugar y hora designada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.

Post-evento

  1. Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
  2. Se cancelan los pagos pendientes.
  3. Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.
  4. Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.
  5. Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.
  6. Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).
  7. Se sigue el procedimiento para enviar a La Fundación.

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